Perencanaan sistem

1. Merencanakan proyek-proyek sistem yang dilakukan oleh staf perencana
• Mengkaji tujuan perencanaan strategi dan taktik perusahaanapakah bertujuan ke laba atau ke pelayanan masyarakat (pengabdian)
• Mengidentifikasi proyek-proyek sistemIdentifikasi dapat berupa sistem informasi untuk: pengendalian penjualandan pemasaran, pengendalian distribusi, pengendalian persediaan,pengendalian keuangan
• Menetapkan sasaran proyek sistem
Sasaran proyek harus sama dengan sasaran perusahaan, usahakan sasarandapat dinilai secara numerik. Misalkan Proyek sisstem infomasiPengendalian Penjualan dan Pemarasan mempunyai sasaran yaitu : pangsapasar meningkat sampai 25 % dalam 1 tahun, mengurangi piutang taktertagih sebanyak 20%
.• Menetapkan kendala proyek sistemSering yang menjadi kendala dalam proyek sistem adalah: batasan dana,batasan waktu, umur ekonomis proyek, batasan peraturan yang berlaku,batasan organisasi yang tidak boleh diubah.
• Menentukan prioritas proyek sistemBila proyek sistem mempunyai banyak modul, maka ada modul yangdidahulukan atau di priotitaskan. Kriteria prioritas nasional dapat berupa:mendapat manfaat dari penghematan, kemudahan pemakaian sistem,kebutuhan mendesak untuk memperbaiki kondisi yang tidak dapat ditolelirlagi. Kriteria tidak rasional dapat juga diterapkan misalkan: minat dandaya tarik bagi manajemen yang berkuasa, kebanggaan yang ditonjolkan.
• Membuat laporan perencanaan sistem.Laporan Perencanaan sistem adalah tertulis
• Meminta persetujuan manajemenDirektur utama akan menentukan apakah perencanaan sistem ini disetujuiatau tidak.

2. Menentukan proyek sistem yang akan dikembangkan, dilakukan oleh komitepengarah
• Menunjuk team analisProyek pengembangan sistem biasanya dilakukan oleh suatu team analis.Personil dapat terdiri dari Departemen Pengembangan Sistem sendiri yangada dalam perusahaan (bila mempunyainya), ditambah dengan manajermanajeryang terlibat dalam proyek sistem. Bila team pengembangansistem akan diambil dari luar perusahaan, maka konsultan pengembangansistem dapat ditunjuk secara langsung atau lewat pelelangan.

• Mengumumkan proyek pengembangan sistemProyek sistem in£ormasi sangat perlu diumumkan secara terbuka, agarsemua pihak mengerti apa yang diharapkan dari sistem yang baru.Penjelasan tentang mengapa perubahan harus dilakukan dan bagaimanaperubahan ini akan mempengaruhi para pekerja dan manajer secaramenguntungkan. Bila penjelasan tersehut masuk akal, maka banyak orangyang akan menerima sekaligus menumbuhkan motivasi untuk membantukelancaran proyek sistem ini.

3. Menentukan proyek sistem yang dikembangkan oleh analis sistem
• Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek
• Melakukan studi kelayakanStudi kelayakan adalah studi yang akan digunakan untuk menentukankemungkinan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan ataudihentikan. Lama suatu studi kelayakan tergantung besarnya proyeksistem, dapat hanya per telpon, beberapa hari, beberapa bulan. Demikianpula biaya studi kelayakan dapat berkisar antara 5% sampai 10% dari nilaiproyek total
• Menilai Kelayakan Proyek Sistem:o Kelayakan Teknis (technical feasibility)Pertanyaan kunci adalah: "Apakah teknologi ini nantinya dapat diterapkandi sistem?a. Ketersediaan teknologi di pasaran.b. Ketersediaan ahli yang dapat mengoperasikannyao Kelayakan Operasional (Operational Feasibility)Pertanyaan kunci adalah: "Dapatkah sistem, nantinya diterapkan di dalamorganisasi ?a. Kemampuan dari personilb. Kemampuan dari operasi sistem untuk menghasilkan informasic. Kemampuan pengendalian dari operasi sistemd. Efisiensi dari sistem